第6回：ビザの更新忘れを防げ！企業側のスケジュール管理のコツ
― 退職・転職にも対応する、在留管理のシステムづくり
📍 はじめに：「ビザが切れていた！」は企業にも責任が…
外国人社員の在留資格（ビザ）が切れてしまうと、
本人だけでなく雇用主にも罰則リスクが及ぶことがあります。
特に「更新期限の見落とし」や「退職・転職に伴う届出漏れ」は、
現場では“よくあるトラブル”のひとつ。
この記事では、**企業側でできる在留管理のポイントと“仕組み化のヒント”**をご紹介します。
📅 まず押さえるべき！ビザ更新の基本スケジュール
- 更新申請可能時期： 有効期限の3か月前から手続き可能
- 在留期限の確認方法： 在留カードの表面に記載（必ずコピー保管）
- 申請から許可まで： 約2〜4週間（混雑期は1ヶ月以上かかることも）
⚠️ 在留期間満了の当日は「不法残留扱い」になる可能性があるため、ギリギリ申請は厳禁！
🧭 退職・転職時の在留手続きも重要
| 状況 | 必要な届出 | 期限 |
|---|---|---|
| 外国人が退職した場合 | 契約機関に関する届出（※外国人本人） | 退職から14日以内 |
| 外国人が転職した場合 | 新たな活動機関の届出（※外国人本人） | 入社から14日以内 |
| 企業側が行うべきこと | 在留カードの返却受領・出入国在留管理庁への任意届出 | 速やかに行うのが望ましい |
🧾 雇用契約の終了後でも、企業が届け出サポートする体制が理想的です。
🛠 企業の管理負担を減らす“仕組み”づくり
✅ 1. ビザ期限の「逆算管理表」を活用
- 社員リストに「在留資格」「期限」「申請可能開始日」を明記
- 月1回のチェックをルーティン化（人事・現場共有）
✅ 2. クラウド共有 or 管理システムの導入
- Excel管理に限界を感じたら、在留管理に特化したクラウドツールの検討も
（例：GyomuCloud、VisaNaviなど）
✅ 3. 退職・転職時フローの標準化
- 「退職者チェックリスト」にビザ関連項目を追加
- 必要に応じて、「外国人本人へのサポートガイド（母語版）」も提供
💬 実務現場の声：「更新通知が会社に来ると思っていた…」
ビザ更新を「本人まかせ」にしてトラブルになった企業は少なくありません。
本人＋会社のダブルチェック体制が、最も確実かつ信頼される運用です。
🗝 “手続き任せ”ではなく、“仕組み任せ”に変えることが、将来の安心につながります。
✍️ 結びに：管理コストを“信頼資産”に変える視点
在留管理は「手間」ではなく「信頼構築の投資」。
定着率や満足度にも影響するビザ管理を、企業文化の一部として育てていきましょう。
第7回では、「外国人社員との対話の質を高める面談術」など、さらに一歩進んだ現場支援のテーマの予定です✨
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