第4回：コンプライアンスとITの視点から見る外国人雇用
― 法令遵守とシステム管理の両立を行政書士の目線で解説
はじめに
外国人雇用においては、在留資格・労働条件・社会保険など、守るべき法令が多岐にわたります。中小企業にとっては「知らなかった」「うっかりミス」が大きなリスクにつながることも。そこで重要なのが、コンプライアンス（法令遵守）とIT管理の両立です。行政書士としての制度知識とIT視点を活かした、現場で使えるコンプライアンス支援を紹介します。
1. 外国人雇用に関わる主な法令とリスク
- 入管法・労働基準法・社会保険関連法：在留資格の範囲外業務、契約不備、未加入などが問題となる。
- 個人情報保護法：外国人従業員の在留カードやパスポート情報の管理には特に注意が必要。
- 労働契約の明示義務：言語の壁がある場合でも、契約内容を明確に伝える必要がある。
2. ITで支えるコンプライアンス管理
- 契約書の電子化と履歴管理：クラウドサインやDocuSignを使えば、契約の履歴が残り、証拠性も確保。
- 在留資格の期限管理：Googleカレンダーや人事管理ツールで、更新期限をアラート設定。
- 労働時間・残業の記録：勤怠管理システムで、労働基準法に基づいた記録を自動化。
- 情報アクセスの制限：給与情報や在留資格データへのアクセスを、役職や担当業務に応じて制限。
3. 外国人従業員へのコンプライアンス説明
- やさしい日本語＋図解資料：契約内容や就業規則を、図やイラストでわかりやすく説明。
- 多言語対応の社内ルール共有：英語・ベトナム語・中国語などで社内ルールを共有することで、誤解を防止。
- 定期的な確認と同意取得：契約更新時や制度変更時に、理解度を確認し、同意を記録。
4. 行政書士＋IT知識の強み
- 制度の正確な運用支援：法令に基づいた契約・管理体制を構築。
- ITツール導入の伴走支援：ツール選定から導入、運用ルールの整備までを一括支援。
- 外国人従業員への説明支援：制度とツールの両方を、やさしい日本語で丁寧に伝える。
まとめ
外国人雇用におけるコンプライアンスは、「守るべき制度」と「伝えるべきルール」の両方が重要です。ITツールを活用することで、制度の運用を効率化し、現場での安心感を高めることができます。行政書士＋IT知識のサポートにより、中小企業は「知らなかった」では済まされないリスクを回避し、持続可能な外国人雇用体制を築くことができます。
次回は「未来の外国人雇用とDX戦略」をテーマに、中小企業が目指すべきIT活用と持続的成長の方向性を提案します。
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