顧客対応をラクにする！FAQ・チャットボットへのAI活用
１．中小企業の「問い合わせ対応」の現場課題
「電話やメールの対応に追われて本業が進まない」「同じ質問が何度も来る」「営業時間外の問い合わせに対応できない」――これは多くの中小企業が抱える悩みです。
行政書士として現場を見ていると、特に外国人雇用企業や地域密着型の事業者では、問い合わせ対応が“信頼感の源”である一方、“業務のボトルネック”にもなっています。
２．生成AIでできること（顧客対応編）
- よくある質問（FAQ）の自動生成
過去の問い合わせ内容や業務内容をもとに、AIが「よくある質問と回答例」を作成。ホームページや案内資料に活用できます。 - チャットボットの会話文作成
「営業時間は？」「外国人でも申し込めますか？」など、想定される質問に対して自然な応答文をAIが生成。多言語対応も可能です。 - 問い合わせメールの下書き支援
顧客からのメールに対して、AIが返信文の草案を作成。表現調整や敬語の使い分けもサポートできます。 - やさしい日本語・多言語対応
外国人顧客向けに「やさしい日本語」や英語・ベトナム語などでの案内文をAIが生成。行政書士が制度面を補足すれば、安心感のある対応が可能です。
３．実践例：FAQの作成
例：外国人向け賃貸物件を扱う不動産会社の場合
- ChatGPTに「外国人からよくある質問と回答例を作って」と依頼
- 「保証人は必要ですか？」「契約時に必要な書類は？」などの質問と回答が生成される
- 自社のルールや制度に合わせて行政書士が調整
- ホームページや案内資料に掲載
このように、AIは「問い合わせ対応のたたき台」を作る役割を担い、人が「制度と現場の整合性」を整えることで、安心感のある情報提供が可能になります。
４．注意点と行政書士の役割
- 制度とのズレに注意
AIが生成する回答は一般的な内容が多いため、自社の制度やルールと食い違うことがあります。行政書士が制度面を確認・補正することで、誤解を防げます。 - 多言語対応は“文化的ニュアンス”も意識
翻訳だけでなく、文化的背景や表現のニュアンスも考慮する必要があります。AIの提案をベースに、人が調整することで、より伝わる対応が可能になります。 - チャットボット導入には社内ルール整備を
「どこまでAIが答えるか」「人が対応するタイミングは？」など、社内で役割分担を決めておくことで、スムーズな運用ができます。
５．まとめ
生成AIは、問い合わせ対応の“たたき台づくり”に最適です。FAQやチャットボットの会話文を効率的に準備し、制度や現場に合わせて行政書士が補正することで、信頼感と効率化の両立が可能になります。
次回は「ブログ・SNS発信の効率化」をテーマに、情報発信力を高めるAI活用術をお届けします。
Follow me!
