「なぜこの人を採用するのか？」雇用理由書は必須？審査官に響く「採用の必然性」の書き方
外国人雇用を推進する中小企業の経営者・人事担当者の皆様、こんにちは。行政書士の山本です。
エンジニアリングにおいて、新しい設備やシステムの導入を検討する際、単に「スペック」を提示するだけでなく、「なぜ現行システムではなく、この新機能が必要なのか」という「導入の妥当性」を社内稟議で説明しますよね。入管申請における「雇用理由書」もこれと同じで、企業がその外国人を採用しなければならない「論理的な根拠」を説明する重要なドキュメントです。
今回は、公式Q&A（Q22）に基づき、雇用理由書の必要性とその作成のポイントについて解説します。
1. 結論：必須ではないが、提出を強く推奨
法的な提出資料として「雇用理由書」が明示的に「必須」とされているわけではありません。しかし、入管庁の回答では、「採用の経緯や職務内容の詳細を説明した資料を提出することが望ましい」とされています。
特に、カテゴリー3や4に該当する中小企業様においては、審査官が企業の業務実態を把握するための重要な「補足データ」となるため、実務上は提出が強く推奨されます。
2. 根拠：審査官の「理解」を助けるインターフェース
入管の審査官は、貴社の現場を直接見ているわけではありません。提出された「雇用契約書」の短い一文だけでは、以下の点を判断しきれない「エラー」が発生することがあります。
- 業務の専門性: その業務が本当に「技術・人文知識・国際業務」のレベルに達しているか？
- 採用の必然性: なぜ日本人ではなく、その外国人でなければならないのか？
- 事業の継続性: その人を雇い続けるだけの十分な仕事量があるのか？
これらの疑問（例外処理）を未然に防ぐために、企業側から能動的に説明を行うのが「雇用理由書」の役割です。
3. 具体例：審査をスムーズにするための「3つの柱」
雇用理由書を構成する際は、以下の3つのモジュールを意識して記述すると論理的です。
- 会社紹介と現状の課題: 自社の事業内容と、現在直面しているビジネス上の課題（例：海外展開の加速、DX推進など）。
- 申請人の適合性: 申請人の学歴や専門スキルが、上記の課題をどう解決できるのか（マッチングの根拠）。
- 具体的な職務内容: 1日のタイムスケジュールやプロジェクト例を挙げ、高度な専門性を活用する場面を具体化する。
【多角的なアドバイス】
- コンプライアンス（行政書士）視点: 「とにかく許可が欲しいから」と、実態とかけ離れた華やかな業務内容を書くことは厳禁です。虚偽の記載は、将来の更新時や立ち入り検査があった際の「重大な脆弱性」となります。あくまで実務に基づいた「誠実な説明」を心がけてください。
- コスト・労務（社労士・FP）視点: 雇用理由書で「十分な仕事量がある」と説明することは、安定した給与支払能力（コスト負担能力）の証明にも繋がります。これは本人の生活設計の安定性を担保するエビデンスとしても機能します。
- 効率化・DX（エンジニア）視点: 過去の採用成功事例や、社内の標準的なジョブディスクリプションを「テンプレート化」しておきましょう。新しい申請のたびにゼロから執筆するのではなく、個別のスペック（申請人の経歴）に合わせて変数を調整する（微修正する）運用にすることで、高品質な理由書を短時間で「デプロイ」できます。
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次回予告
次回は、「Q23：複数の職種で雇用する場合、雇用理由書にはどう書けばよい？」について解説します。
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