令和8年4月15日の入管法運用改訂により、在留諸申請の際に提出すべき書類が追加されました。その名も「所属機関の代表者に関する申告書」。特に多くの中小企業が該当する「カテゴリー3・4」の企業様にとっては、今後避けて通れない重要な書類です。今回はこの新様式の概要と注意点を解説します。
Ｑ：令和8年4月の改訂で追加された「所属機関の代表者に関する申告書」とはどのようなものですか？
Ａ：カテゴリー3および4の所属機関が、在留資格の認定・変更・更新の申請を行う際に提出が必要となった新様式の書類です。所属機関の代表者が「日本人・特別永住者」であるか、あるいは「それ以外の外国人」であるかを申告し、外国人である場合はその氏名（英字）と在留カード番号を記載します。
解説：なぜ今、代表者の申告が求められるのか？
今回の改訂で導入されたこの申告書には、受入機関の透明性を高め、適正な雇用環境を確保するという目的があります。
- 提出が必要な企業（カテゴリー）： この書類の提出が求められるのは、カテゴリー3およびカテゴリー4に該当する所属機関です。
- カテゴリー3： 前年分の法定調書合計表を提出している団体・個人（源泉徴収税額が1,000万円未満など）。
- カテゴリー4： 新設会社や、カテゴリー1〜3のいずれにも該当しない団体・個人。 ※上場企業などのカテゴリー1・2は、現時点では原則として提出不要です。
- 申告書の記載内容： 申告書（参考様式）では、まず代表者が以下のどちらに該当するかをチェックします。
- ① 日本人、特別永住者： この場合、以降の記入は不要です。
- ② 上記以外（外国人代表者）： 代表者の英字氏名と在留カード番号の記入が必要になります。
- 対象となる申請の種類： この書類は、以下のすべての申請において提出が必要です。
- 在留資格認定証明書交付申請（海外からの呼び寄せ）
- 在留資格変更許可申請（国内での切り替え）
- 在留期間更新許可申請（ビザの延長）
行政書士からのアドバイス：コンプライアンス意識が試される一歩
今回の新書類導入は、単なる事務作業の増加ではありません。入管局が「どのような人物がその会社を経営しているか」をより直接的に把握しようとする姿勢の表れです。
- 虚偽記載の厳罰化： 申告書には「事実ではない内容が含まれている場合、虚偽の申請と判断される可能性がある」旨が明記されています。もし代表者の在留状況に問題があったり、実態のない名目上の代表者を立てていたりする場合、申請全体が不許可になるだけでなく、今後の外国人受け入れにも深刻な影響を及ぼす可能性があります。
- 代表者の在留カード管理： 代表者が外国人の場合、その方の在留期限や活動範囲が適切であるかも改めて確認しておく必要があります。
「自社が提出対象になるかわからない」「代表者の申告に不安がある」といった経営者様は、申請直前に慌てないよう、お早めに当事務所へご相談ください。新基準に則った正確な書類作成をサポートいたします。
参考資料：
- 出入国在留管理庁「所属機関の代表者に関する申告書（参考様式）」
- 出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』提出書類チェックシート（令和8年4月15日版）」
- 令和8年4月15日付事務連絡「在留資格『技術・人文知識・国際業務』の在留諸申請における取扱いに係る周知について」
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