～やさしい日本語と多言語対応で、働きやすい職場づくりを～
前回の記事では、採用活動におけるAI活用について解説しました。
求人票の作成、応募者対応、面接質問の整理など、AIは採用活動のさまざまな場面で活用できます。
今回は、外国人雇用におけるAI活用について考えてみます。
人手不足が続く中、外国人材の雇用を検討する中小企業は増えています。しかし、外国人を雇用する場合には、日本人の採用とは異なる注意点があります。
例えば、
- 在留資格の確認
- 雇用契約の内容
- 業務内容との整合性
- 日本語でのコミュニケーション
- 生活ルールや職場ルールの説明
- 安全教育
などです。
AIは、こうした外国人雇用の現場で、説明資料の作成や文章の分かりやすさ改善に役立ちます。
外国人雇用で大切なのは「伝わること」
外国人従業員に対しては、単に日本語で説明するだけでは十分とは限りません。
日本人には当たり前の表現でも、外国人にとっては分かりにくいことがあります。
例えば、
「所定の申請書を所属長へ提出してください」
という文章は、日本語に慣れていない人には少し難しく感じられるかもしれません。
これを、
「休みたいときは、会社の紙に書いて、上司に出してください」
のように言い換えると、かなり分かりやすくなります。
このような分かりやすい日本語は、一般にやさしい日本語と呼ばれます。
AIは、難しい日本語をやさしい日本語に書き換える作業が得意です。
やさしい日本語への書き換え
外国人雇用の現場では、次のような文章をやさしい日本語にするだけでも効果があります。
- 欠勤・遅刻の連絡方法
- 有給休暇の申請方法
- 作業服のルール
- 安全確認の手順
- 給与明細の見方
- 寮や社宅の生活ルール
例えば、AIには次のように依頼できます。
次の文章を、外国人従業員にも分かりやすい、やさしい日本語にしてください。
「欠勤する場合は、始業時刻までに所属長へ電話連絡を行ってください。」
すると、次のような表現に直すことができます。
仕事を休むときは、仕事が始まる時間までに、上司へ電話してください。
このように、少し言い方を変えるだけで、伝わりやすさは大きく変わります。
多言語対応にも活用できる
AIは翻訳にも活用できます。
例えば、日本語の社内ルールを、
- 英語
- ベトナム語
- 中国語
- インドネシア語
- ネパール語
などに翻訳することができます。
ただし、いきなり難しい日本語を翻訳するより、まずはやさしい日本語に直してから翻訳する方が、意味が伝わりやすくなります。
おすすめの流れは次のとおりです。
- 元の日本語文を作る
- AIでやさしい日本語にする
- 必要な言語に翻訳する
- 可能であれば母語話者や支援者に確認してもらう
AI翻訳は便利ですが、完全ではありません。
特に労働条件、賃金、在留資格、安全に関する説明は、誤解があると大きな問題につながるため、人による確認も大切です。
安全教育資料の作成に使う
製造業、建設業、介護、飲食業などでは、安全教育がとても重要です。
外国人従業員に対しては、専門用語や注意事項を分かりやすく伝える工夫が必要です。
AIを使えば、
- 作業前チェックリスト
- 危険作業の注意点
- 保護具の着用ルール
- 機械操作時の禁止事項
- 緊急時の連絡方法
などの資料を作ることができます。
例えば、
外国人従業員向けに、プレス機作業の安全注意事項を、やさしい日本語で10項目作成してください。
と依頼すれば、教育資料のたたき台を作ることができます。
安全教育は、会社と従業員の双方を守るために欠かせません。
AIを活用することで、分かりやすい資料を作りやすくなります。
在留資格の判断はAIだけに任せない
外国人雇用で特に注意が必要なのが、在留資格です。
外国人が日本で働くためには、業務内容に合った在留資格が必要です。
例えば、同じ「製造業」で働く場合でも、業務内容によって必要な在留資格が異なることがあります。
AIに質問すれば、在留資格について一般的な説明をしてくれることはあります。
しかし、個別の判断をAIだけで行うのは危険です。
在留資格は、
- 具体的な業務内容
- 本人の学歴・職歴
- 雇用契約の内容
- 会社の事業内容
- 報酬額
- 過去の在留状況
などを総合的に確認する必要があります。
そのため、外国人雇用を検討する場合は、必ず専門家に確認することが重要です。
AIは、あくまで説明資料作成や情報整理の補助として使うべきです。
外国人従業員の定着支援にも役立つ
外国人雇用では、採用して終わりではありません。
長く安心して働いてもらうためには、入社後のサポートが大切です。
例えば、
- 入社初日の説明資料
- 相談窓口の案内
- 生活ルールの説明
- 日本の職場文化の説明
- よくある質問集
- 日本語学習用の教材
などを整えておくと、外国人従業員の不安を減らすことができます。
AIを使えば、こうした資料のたたき台を短時間で作ることができます。
特に「よくある質問集」はおすすめです。
外国人従業員が入社時に不安に感じやすいことを想定して、会社向けのFAQを作成してください。
このように依頼すれば、入社前後の説明に使える資料を作ることができます。
まとめ
外国人雇用では、在留資格の確認だけでなく、職場でのコミュニケーションや定着支援も重要です。
AIは、
- やさしい日本語への書き換え
- 多言語翻訳
- 安全教育資料の作成
- 社内ルールの説明
- 入社時FAQの作成
などに活用できます。
一方で、在留資格や雇用契約、労働条件に関する判断をAIだけに任せることはできません。
AIを上手に使いながら、重要な判断は専門家に確認する。
このバランスが、外国人雇用におけるAI活用では大切です。
外国人従業員にとって分かりやすい職場は、日本人従業員にとっても働きやすい職場です。
AIを活用して、誰にとっても伝わりやすい社内コミュニケーションを整えていきましょう。
次回予告
第7回は、
「営業・マーケティングにAIを活用する」
をテーマに、ブログ、SNS、会社案内、提案書作成など、売上づくりにつながるAI活用について解説します。
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