雇用中に会社が確認すべきこと―在留期限・仕事内容・労働条件の定期点検
外国人社員を雇用した後、「必要な手続きは入社時に終わった」と安心していませんか。
外国人雇用では、入社後も在留期限や仕事内容、住所、労働条件などを継続して管理する必要があります。
本人の在留資格は変わっていなくても、会社側が配置転換や業務変更を行ったことで、在留資格と実際の仕事が合わなくなる可能性もあります。
今回は、外国人社員の雇用中に会社が定期的に確認したいポイントを解説します。
1．在留期限を定期的に確認する
在留期間の更新手続きは、原則として外国人本人が行います。しかし、更新を本人だけに任せてしまうと、会社が期限切れに気づかないまま就労を続けさせる危険があります。
会社でも次の項目を管理しましょう。
- 在留資格
- 在留期間の満了日
- 在留カードの有効期間
- 更新申請の予定日
- 新しい在留カードの確認日
管理台帳に記録し、満了日の3か月前などに担当者へ通知される仕組みを作っておくと安心です。
更新後は、新しい在留カードの原本を確認し、在留期間や就労制限に変更がないかを確認します。
2．実際の仕事内容を確認する
外国人社員の仕事は、在留資格で認められた活動の範囲内でなければなりません。
採用時の仕事内容に問題がなくても、次のような変化があった場合は注意が必要です。
- 配属先が変わった
- 担当業務が変わった
- 応援作業が増えた
- 管理業務から現場作業へ変わった
- 転勤や出向が決まった
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で生産技術者として採用した外国人を、人手不足を理由に製造ラインの単純作業へ継続的に配置すると、在留資格上の問題が生じる可能性があります。
「一時的な応援だから大丈夫」と簡単に判断せず、実際の作業内容と従事する時間を確認しましょう。
3．雇用契約と実態に違いがないか
雇用契約書に記載した内容と、実際の働き方が一致しているかも定期的に確認します。
特に確認したいのは、次の項目です。
- 就業場所
- 仕事内容
- 労働時間
- 賃金
- 残業時間
- 休日
- 寮費などの控除
- 契約期間
外国人社員にも、日本人社員と同じように労働関係法令が適用されます。「外国人だから」という理由で賃金や待遇に不合理な差を設けることはできません。
求人時の説明、雇用契約書、給与明細、実際の勤務状況に違いがないかを点検しましょう。
4．住所や家族状況の変化を把握する
外国人社員が転居した場合、本人は市区町村などで必要な手続きを行わなければなりません。
会社としても、住所変更の届出を受け、次の情報を更新します。
- 従業員名簿
- 給与・社会保険関係の情報
- 緊急連絡先
- 通勤経路・通勤手当
- 在留カードの住所欄
結婚、離婚、家族の来日、扶養家族の増減などがあった場合も、社会保険や税金、在留手続きに影響することがあります。
本人から相談がなければ会社が気づきにくいため、変更があったときの社内窓口を明確にしておきましょう。
5．定期面談で小さな変化を確認する
外国人社員は、言葉や文化の違いから、職場での困りごとを自分から伝えられない場合があります。
少なくとも数か月に一度は面談を行い、次のような点を確認するとよいでしょう。
- 仕事の指示を理解できているか
- 危険だと感じる作業はないか
- 残業や休日に問題はないか
- 給与明細を理解できているか
- 人間関係で困っていないか
- 生活面で困っていることはないか
- 今後身につけたい技能は何か
「困っていることはありますか」と聞くだけでは、なかなか本音は出ません。仕事内容、生活、健康、人間関係など、項目を分けて具体的に聞くことが大切です。
面談内容と対応結果を簡単に記録しておくと、問題の早期発見や次回面談に役立ちます。
定期点検チェックリスト
会社では、3か月または6か月ごとに次の項目を確認しましょう。
- 在留期間の満了日が近づいていないか
- 在留カードの内容に変更がないか
- 実際の仕事が在留資格の範囲内か
- 配置転換や転勤の予定がないか
- 雇用契約と実際の労働条件が一致しているか
- 住所や家族状況に変化がないか
- 残業時間や休日に問題がないか
- 定期面談を実施したか
- 面談で確認した問題に対応したか
まとめ
外国人雇用の管理で重要なのは、入社時の情報をそのままにせず、変化を継続して確認することです。
特に「在留期限」「仕事内容」「労働条件」の3項目は、会社が定期的に点検する仕組みを作りましょう。
現場の配置転換を人事担当者が知らなかったり、在留期限を本人だけが管理していたりすると、会社が問題に気づくのが遅れてしまいます。
人事担当者と現場責任者が情報を共有し、小さな変化を早めに把握することが、適正な外国人雇用と人材の定着につながります。
次回は、在留期間更新の準備をいつから始め、会社と本人がどのように進めればよいかを解説します。
※本記事は一般的な情報を提供するものです。仕事内容の変更や在留手続きについては、最新の公的情報を確認し、必要に応じて専門家へご相談ください。
参考：
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