更新期限直前では遅い！在留期間更新を管理する年間スケジュール
外国人社員の在留期間更新を、本人だけに任せていませんか。
在留期間の更新は外国人本人の手続きですが、会社が用意する書類もあります。準備が遅れると、本人だけでなく、会社の業務にも影響しかねません。
今回は、在留期限を会社で管理し、余裕をもって更新申請を進める方法を解説します。
1．在留期限を会社でも管理する
在留期間の満了日は、在留カードで確認できます。
本人が期限を覚えていても、仕事や生活に追われて手続きが遅れることがあります。会社でも管理台帳を作り、次の項目を記録しましょう。
- 氏名
- 在留資格
- 在留期間の満了日
- 更新申請の予定日
- 申請した日
- 許可結果と新しい満了日
- 在留カードを再確認した日
担当者が変わっても管理できるよう、個人の手帳ではなく、会社の共有カレンダーなどで期限を把握することが大切です。
2．準備は満了日の3～4か月前から
在留期間更新許可申請は、一般的に在留期間の満了日の約3か月前から行えます。
しかし、3か月前になって初めて準備を始めるのではなく、会社では4か月ほど前から確認を始めると安心です。
満了日の4か月前
本人に更新の意思を確認し、現在の仕事内容、雇用契約、住所などに変更がないかを確認します。
満了日の3か月前
本人と会社が、それぞれ必要な書類を準備します。書類がそろい次第、申請を行います。
申請後
受付票やオンライン申請の受付完了メールなどで、申請日を会社でも確認します。
許可後
新しい在留カードの原本を確認し、管理台帳の満了日を更新します。
「本人が申請したと言っているから大丈夫」で終わらせず、申請と許可の両方を確認しましょう。
3．会社が準備する書類を確認する
必要書類は、在留資格、勤務先の区分、雇用状況などによって異なります。
会社側では、一般的に次のような書類の準備が必要になる場合があります。
- 在職証明書
- 雇用契約書や労働条件通知書
- 会社案内
- 登記事項証明書
- 決算関係書類
- 法定調書合計表など
- 現在の仕事内容を説明する資料
前回の申請で提出した書類を、そのまま使えるとは限りません。様式や必要書類が変更されていないか、申請前に出入国在留管理庁の最新情報を確認しましょう。
また、会社の名称、所在地、代表者、事業内容などに変更があった場合は、その内容も正確に反映させます。
4．仕事内容の変更に注意する
更新申請では、外国人社員が実際にどのような仕事をしているかも重要です。
採用時は設計や生産技術を担当していたものの、その後の配置転換で、現在は別の作業が中心になっていることもあります。
更新前には、人事担当者だけでなく、現場責任者にも次の点を確認しましょう。
- 現在の所属部署
- 日常的に担当している仕事
- 採用時から変更された業務
- 各業務に従事する時間の割合
- 今後予定している配置転換
雇用契約書や申請書の仕事内容と、現場の実態が異なる場合は注意が必要です。
5．期限内に申請した場合はどうなるか
在留期間の満了日までに更新申請を行い、満了日までに結果が出ないこともあります。
この場合は、一定の条件のもと、処分が決まる日または満了日から2か月を経過する日の、いずれか早い日まで、従来の在留資格で日本に滞在できます。一般に「特例期間」と呼ばれます。
申請中であることは、在留カードの裏面やオンライン申請の受付完了メールなどで確認します。
ただし、申請さえすれば無期限に働けるわけではありません。会社でも審査状況と特例期間の期限を管理しましょう。
更新申請チェックリスト
- 在留期間の満了日を確認した
- 本人に更新の意思を確認した
- 現在の住所や家族状況を確認した
- 雇用契約と実際の仕事内容を確認した
- 会社が用意する書類を確認した
- 最新の必要書類と様式を確認した
- 申請日と受付状況を確認した
- 申請中であることを示す資料を確認した
- 許可後の在留カード原本を確認した
- 管理台帳の満了日を更新した
まとめ
在留期間更新で最も重要なのは、期限直前になって慌てない仕組みを作ることです。
満了日の4か月前に確認を始め、3か月前から申請準備を進めましょう。
また、更新申請は書類をそろえるだけの手続きではありません。雇用契約書に記載された仕事と、実際に現場で行っている仕事が一致しているかを確認する機会でもあります。
本人、人事担当者、現場責任者が情報を共有することが、円滑な更新と適正な外国人雇用につながります。
次回は、外国人社員が退職・転職・帰国するときに会社が行う届出や、社宅・貸与品・社会保険などの対応について解説します。
※本記事は一般的な情報を提供するものです。申請時期や必要書類は、在留資格や個別の状況によって異なります。最新の公的情報を確認し、必要に応じて専門家へご相談ください。
参考：
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