外国人雇用の年間実務カレンダー【第6回・最終回】

外国人雇用で「うっかり」を防ぐ―採用から退職までの実務チェックリスト

外国人雇用では、採用時の在留資格確認だけでなく、入社手続き、在留期限の管理、仕事内容の点検、更新申請、退職時の届出まで、継続的な管理が必要です。

一つひとつの手続きは理解していても、日常業務のなかで期限を見落としてしまうことがあります。

シリーズ最終回では、これまで解説してきた内容を、会社で使える実務チェックリストとしてまとめます。

採用前チェック

□ 在留カードの原本と本人を確認した
□ 在留資格と在留期限を確認した
□ 就労制限の有無を確認した
□ 資格外活動許可や指定書を確認した
□ 在留カードの有効性を確認した
□ 実際に担当する仕事内容を整理した
□ 在留資格と仕事内容の適合性を確認した
□ 雇用契約書・労働条件通知書を作成した
□ 本人が理解できる方法で労働条件を説明した
□ 必要な許可が出る前に働かせないことを確認した

入社時チェック

□ 社会保険の加入手続きを行った
□ 雇用保険の加入手続きを行った
□ 外国人雇用状況の届出を行った
□ 氏名の表記を公的書類と統一した
□ 緊急連絡先を確認した
□ 就業規則と職場のルールを説明した
□ 給与から控除される税金や保険料を説明した
□ 安全教育を実施した
□ 社内の相談担当者を紹介した
□ 在留期限を会社の管理表へ登録した

毎月確認したいこと

□ 在留期限が近い社員はいないか
□ 長時間労働になっていないか
□ 給与や残業代が適切に支払われているか
□ 欠勤や遅刻が急に増えていないか
□ 現場で困りごとが発生していないか

3～6か月ごとに確認したいこと

□ 実際の仕事が在留資格の範囲内か
□ 雇用契約と実際の労働条件が一致しているか
□ 配属先や仕事内容に変更がないか
□ 住所や家族状況に変更がないか
□ 安全教育の内容を理解しているか
□ 定期面談を実施したか
□ 面談で確認した問題に対応したか

在留期間更新チェック

□ 満了日の4か月前に本人の更新意思を確認した
□ 現在の仕事内容・住所・雇用条件を確認した
□ 満了日の3か月前から必要書類を準備した
□ 申請日と受付状況を確認した
□ 申請中の特例期間を確認した
□ 許可後に新しい在留カードの原本を確認した
□ 在留資格・就労制限に変更がないか確認した
□ 管理表の在留期限を更新した

退職時チェック

□ 退職日と最終出勤日を確認した
□ 退職後の予定と連絡先を確認した
□ 社会保険の資格喪失手続きを行った
□ 雇用保険の資格喪失手続きを行った
□ 外国人雇用状況の届出を行った
□ 本人が行う入管への届出を案内した
□ 離職票や源泉徴収票などを交付した
□ 住民税や年金について案内した
□ 社宅・貸与品・鍵などを精算した
□ 退職後の書類送付先を確認した